المحتوى والمحاور
المكتب التنفيذي ليس مساحة للسكرتاريا التقليدية، بل مركز تنسيق ومعلومات ومتابعة يدعم جودة القرار ويحمي وقت الإدارة العليا. صُمم هذا البرنامج لنقل المشارك من تنفيذ المهام اليومية المتفرقة إلى إدارة منظومة عمل احترافية تشمل الأولويات، والجدول التنفيذي، والمراسلات، والاجتماعات، والوثائق، والعلاقات، والزيارات، والسرية، والمتابعة حتى الإغلاق.
يعمل المشاركون خلال 24 ساعة تدريبية على حالات واقعية ونماذج قابلة للاستخدام، ويطور كل مشارك نظاماً مصغراً لإدارة مكتب تنفيذي، يتضمن جدولاً وأولويات، وسجل متابعة، وقواعد للمراسلات والوثائق، وآلية للاجتماعات والزيارات، ولوحة مؤشرات أداء.
المحاور
الفرق بين السكرتاريا التقليدية والإدارة التنفيذية؛ دور المكتب كمركز تنسيق ومعلومات؛ توقعات الإدارة العليا؛ حدود الصلاحية؛ أخلاقيات المهنة؛ السرية؛ خريطة أصحاب المصلحة؛ تشخيص الوضع الحالي.
الجلسة 2: إدارة الوقت والأولويات والجدول التنفيذيمصفوفة الأولويات؛ حماية وقت المدير؛ تنظيم التقويم؛ قواعد قبول المواعيد ورفضها؛ منع التعارض؛ وقت التحضير والتنقل؛ التذكير؛ الخطط البديلة؛ إدارة المقاطعات والطلبات العاجلة.
الجلسة 3: الاتصال التنفيذي والمراسلات الرسميةتحليل الغرض والجمهور؛ البريد المهني؛ الكتب والمذكرات والتعاميم؛ الملخص التنفيذي؛ النبرة والبروتوكول؛ التدقيق؛ إدارة المكالمات والرسائل؛ سجل الصادر والوارد؛ التصعيد والتحويل.
الجلسة 4: إدارة الاجتماعات والمتابعةتحديد الحاجة والهدف؛ جدول الأعمال؛ الدعوات والمواد؛ تجهيز القاعة أو الرابط؛ أدوار الاجتماع؛ تدوين المحضر والقرارات؛ مصفوفة الإجراء والمسؤول والموعد؛ المتابعة والإغلاق.
الجلسة 5: إدارة الوثائق والأرشفة والسريةتصنيف الملفات؛ التسمية والترقيم؛ التحكم بالإصدارات؛ صلاحيات الوصول؛ الأرشفة الورقية والرقمية؛ الاسترجاع؛ النسخ الاحتياطي؛ الاحتفاظ والإتلاف؛ التعامل مع الوثائق السرية.
الجلسة 6: العلاقات والزيارات والبروتوكولإدارة قاعدة جهات الاتصال؛ تنسيق الزيارات والاستقبال؛ برنامج الضيف؛ الأسبقية والألقاب والتعارف؛ ترتيبات الاجتماعات الرسمية؛ الهدايا والضيافة وفق السياسة؛ متابعة ما بعد الزيارة؛ السفر التنفيذي.
الجلسة 7: التقنية والأمن الرقمي في المكتب التنفيذيالتقويم والمهام وأدوات التعاون؛ تنظيم الملفات؛ مشاركة الروابط والصلاحيات؛ كلمات المرور وMFA؛ التعرف إلى التصيد؛ حماية الأجهزة والمعلومات؛ الاجتماعات الافتراضية؛ استخدام الذكاء الاصطناعي ضمن سياسة السرية والمراجعة البشرية.
الجلسة 8: المتابعة ومؤشرات الأداء والمشروع النهائيسجل التكليفات والالتزامات؛ المتابعة دون إزعاج؛ مستويات التصعيد؛ التقرير التنفيذي؛ مؤشرات الوقت والاستجابة والاجتماعات والوثائق؛ تحسين الإجراءات؛ تقديم مشروع نظام إدارة مكتب تنفيذي؛ الاختبار وخطة تطوير 30 يوماً.
لمحة عن المدرب
عبد الله قاسم آغا
مدرب أعمال ومستشار إداري متخصص في إدارة الأعمال والقيادة وريادة الأعمال والتطوير المؤسسي.
لمن هذا البرنامج
مديرو المكاتب ومشرفو الشؤون الإدارية.
المساعدون والمساعدات التنفيذيون.
السكرتاريا التنفيذية وسكرتاريا مجالس الإدارة.
منسقو الإدارة العليا ومكاتب المديرين العامين.
موظفو المراسم والبروتوكول والعلاقات والمتابعة.
الموظفون المرشحون للانتقال إلى أدوار دعم تنفيذي.
الشهادة
شهادة إتمام ونجاح: تُمنح لمن يستوفي الحضور، ويكمل التمارين والمشروع، ويجتاز الاختبار وفق علامة النجاح المعتمدة. شهادة حضور: يمكن منحها لمن يستوفي نسبة الحضور دون جميع متطلبات النجاح، وفق سياسة مونوبولي. لا تمثل الشهادة اعتماداً مهنياً دولياً ما لم يُذكر اعتماد رسمي محدد.
شرط الحصول على الشهادة
يجب أن يحقق المتدرب حضوراً لا يقل عن ٨٠٪ من جلسات البرنامج للحصول على الشهادة.
الأسئلة الشائعة
- هل أحتاج إلى خبرة سابقة؟
- لا يشترط تخصص محدد، وتساعد خبرة مكتبية أو إدارية أساسية على الاستفادة بصورة أكبر.
- ما مدة البرنامج؟
- 24 ساعة تدريبية موزعة على 8 جلسات، مدة كل جلسة 3 ساعات.
- هل التدريب نظري أم عملي؟
- تطبيقي، ويتضمن حالات وتمارين ونماذج ومحاكاة ومشروعاً نهائياً.
- هل يتضمن امتحاناً؟
- نعم، وفق نظام التقييم المعتمد، وتعلن علامة النجاح قبل التسجيل.
- هل سأحصل على نماذج جاهزة؟
- نعم، تشمل النماذج التقويم والمراسلات والاجتماعات والمتابعة والأرشفة والزيارات ومؤشرات الأداء.
- هل يغطي أدوات رقمية؟
- نعم، يغطي مبادئ استخدام التقويم والمهام والملفات والتعاون والأمن الرقمي، دون الارتباط بمنتج واحد ما لم يحدد خلاف ذلك.
- هل يناسب السكرتاريا التنفيذية؟
- نعم، كما يناسب مديري المكاتب والمساعدين التنفيذيين ومنسقي الإدارة العليا.
- ما المشروع النهائي؟
- نظام مصغر لإدارة مكتب تنفيذي يدمج الجدول والمراسلات والاجتماعات والوثائق والمتابعة والسرية والمؤشرات.
- ما نسبة الحضور المطلوبة؟
- لا تقل عن 80% من إجمالي الجلسات.
- ما نوع الشهادة؟
- شهادة إتمام ونجاح عند استيفاء المتطلبات، أو شهادة حضور وفق السياسة المعتمدة.
- هل يمكن تقديمه للشركات؟
- نعم، ويمكن تكييف الحالات والنماذج والبروتوكول والصلاحيات وفق المؤسسة.
- هل رسم 100 دولار يشمل المواد؟
- يجب توضيح المواد المطبوعة أو الرقمية وأي رسوم إضافية قبل التسجيل.
سياسة الانسحاب والاسترداد
الإلغاء قبل أكثر من 48 ساعة: استرداد 100% من المبلغ المدفوع، أو تحويل المبلغ كاملاً إلى رصيد صالح لمدة 30 يومًا، دون رسوم إلغاء.
الإلغاء بين 48 و24 ساعة: استرداد 75% من المبلغ المدفوع أو تحويله إلى رصيد، مع اقتطاع 25% رسوم إلغاء.
الإلغاء قبل أقل من 24 ساعة: استرداد 50% من المبلغ المدفوع أو تحويله إلى رصيد، مع اقتطاع 50% رسوم إلغاء.